Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych dla pracowników, współpracowników, reprezentantów oraz osób wskazanych przez oferentów, kontrahentów i ich podwykonawców w umowach, ofertach i porozumieniach z ENERGA-OPERATOR SA

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) ENERGA-OPERATOR SA informuje:

a. Administratorem Twoich danych osobowych jest: ENERGA-OPERATOR SA, ul. Marynarki Polskiej 130, 80–557 Gdańsk;

b. Nasze dane kontaktowe to: ENERGA-OPERATOR SA, ul. Marynarki Polskiej 130, 80–557 Gdańsk;

c. Z inspektorem ochrony danych możesz skontaktować się pod adresem e-mail: iod@energa-operator.pl lub korespondencyjnie na adres ENERGA-OPERATOR SA (lit b);

d. Dane osobowe przetwarzane będą, w zależności od rodzaju współpracy, w celu:

• podjęcia działań przed zawarciem umowy;
• zawarcia i realizacji umowy, w tym m.in. ustalenia uprawnień i realizacji zadań wynikających z umowy takich jak weryfikacji oświadczeń, potwierdzenia posiadanych kwalifikacji, kontaktu przy wykonaniu umowy, wydania pełnomocnictw;
• raportowania oraz obsługi i archiwizacji dokumentacji i korespondencji;
• kontroli należytego wykonania umowy, jej rozliczenia, zachowania zasad poufności a także ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami;
• wykrywania nadużyć oraz zapobiegania nadużyciom,
• zapobiegania konfliktom interesów w procesach biznesowych,
• wypełniania obowiązków prawnych nałożonych przez przepisy prawa, w tym m. in. przepisów prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości (wynikających z uiszczania podatków, prowadzenia i przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z prowadzaniem ksiąg podatkowych oraz przechowywania dowodów księgowych), ustaw o dostępie do informacji publicznej, przepisów prawa zamówień publicznych, przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów służących ochronie środowiska, życia i zdrowia ludzi, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmowi (spełnienie obowiązków Instytucji Obowiązanej);

e. Podanie danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, a w zakresie realizacji przepisów prawa jest obowiązkowe.

f. Podstawą prawną przetwarzania przez Pani/Pana danych osobowych, w zależności od rodzaju współpracy, w celach wskazanych w ust. d powyżej jest:

• wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) ciążących na ENERGA-OPERATOR SA na podstawie przepisów prawa wynikających, w zależności od rodzaju współpracy, z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie nadużyć na rynku, m.in. na podstawie art. 18 Prawa budowlanego, w tym w związku z pełnieniem funkcji inwestora zobowiązanego, do zorganizowania procesu budowy, z uwzględnieniem zawartych w przepisach prawa zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia;
• prawnie usprawiedliwiony interes ENERGA-OPERATOR SA (zgodnie z art. 6. ust. 1 lit. f RODO).

g. Twoje dane osobowe otrzymaliśmy od Ciebie lub od Twojego pracodawcy lub wykonawcy / podwykonawcy / kontrahenta który świadczy usługi lub zamierzając świadczyć usługi złożył ofertę lub którego reprezentujesz lub w imieniu i na rzecz którego realizujesz umowę.

h. Zakres danych osobowych otrzymanych i przetwarzanych może obejmować dane kontaktowe w postaci: imienia, nazwiska, adresu e-mail, nr telefonu, nr fax, miejsca wykonywania pracy, dane dotyczące wykonywanego zawodu, działalności gospodarczej, udziału w spółce cywilnej, zatrudnienia u wykonawcy / podwykonawcy / kontrahenta ENERGA-OPERATOR SA lub współpracy z nim w postaci np. stanowiska, pełnionej funkcji, nazwy firmy a także pozostałe dane zawarte w dokumentach potwierdzających uprawnienia lub doświadczenie.

i. Odbiorcą Twoich danych osobowych mogą zostać:

• podmioty Grupy Energa i Grupy Orlen na podstawie wewnętrznych umów,
• podmioty dostarczające korespondencję,
• podmioty wykonujące usługi archiwizacyjne oraz niszczenia dokumentacji,
• podmioty świadczące usługi obsługi prawnej,
• podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń,
• podmioty świadczące usługi informatyczne, w tym poczty elektronicznej,
• audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci, doradcy prawni, doradcy podatkowi,
• banki realizujące transakcje.

ENERGA-OPERATOR SA może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na jego udokumentowane polecenie, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych.

j. ENERGA-OPERATOR SA może przekazać dane organom i podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe.

k. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w lit d:

• w zakresie realizacji umowy, przez okres do jej zakończenia, po tym czasie dane będą przetwarzane przez okres wymagany przez prawo lub przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami;
• w zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na ENERGA-OPERATOR SA dane będą przetwarzane przez okres wypełniania tych obowiązków prawnych, a po tym okresie przez okres wynikający z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
• w zakresie realizacji uzasadnionych interesów ENERGA-OPERATOR SA, dane będą przetwarzane nie krócej niż do czasu wygaśnięcia roszczeń wynikających z umowy lub przedawnienia terminów roszczeń z tytułu zobowiązań podatkowych związanych z ww. umową

l. Informujemy o przysługującym prawie (w uzasadnionych przypadkach i zakresie) do:

• dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii;
• sprostowania swoich danych osobowych;
• żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych;
• przenoszenia danych;
• usunięcia danych, jeżeli nie jest realizowany żaden inny cel przetwarzania oraz nie zachodzą przesłanki wyłączające prawo, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO;
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Z uprawnień można skorzystać kontaktując się pisemnie lub za pomocą e-mail z ENERGA-OPERATOR SA lub IOD (lit b, c).

Due to Regulation 2016/679 of 27 April 2016 of the European Parliament and of the Council of Europe (EU) on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and the repeal of Directive 95/46 /EC (General Data Protection Regulation - hereinafter referred to as GDPR), ENERGA-OPERATOR SA informing you that:

a. The administrator of Your personal data are processed in accordance with the regulations, is the ENERGA-OPERATOR SA, 130 Marynarki Polskiej 80–557 Gdańsk;

b. Our contact details: ENERGA-OPERATOR SA, 130 Marynarki Polskiej 80–557 Gdańsk;

c. ENERGA-OPERATOR SA has appointed a Data Protection Supervisor, which You can contact via e-mail: iod@energa-operator.pl or by correspondence to the address ENERGA-OPERATOR SA (point b);

d. Personal data will be processed, depending on the type of cooperation, for the purpose of:

• take action before concluding the contract;
• conclusion and implementation of the contract, including establishing permissions and determination of tasks realization under the contract such as verification of statements, confirmation of qualifications, contact for the contract performance, issuing a power of attorney;
• documentation and correspondence reporting, handling and archive;
• control of the proper performance of the contract, contract settlement, confidential rules and also determination, pursuing and defense against claims;
• fraud detection and prevention;
• preventing conflicts of interest in business processes;
• the administrator's fulfillment of the legal obligations imposed by law, including: tax law provisions, accounting regulations, the act on access to public information, public procurement law, occupational health and safety regulations, environmental, human life and health protection, the Act on Counteracting Money Laundering and Terrorist Financing.

e. Providing personal data is voluntary but necessary for the conclusion and performance of the contract and in the field of implementation of the law is mandatory.

f. The legal grounds for the processing of data, depending on the type of cooperation is:

• article 6(1)(c) of the GDPR - fulfillment of legal obligations imposed on ENERGA-OPERATOR SA based on the provisions of law resulting, depending on the type of cooperation, from the Act on Counteracting Money Laundering and Financing of Terrorism, the Regulation of the European Parliament and of the Council (EU) on market abuse, including on the basis of Art. 18 of the Construction Law, including in connection with the performance of the function of an obligated investor, to organize the construction process, taking into account the safety and health protection rules contained in the regulations;
• article 6(1)(f) of the GDPR - legitimate interest of ENERGA-OPERATOR SA.

g. We have obtained Your personal data directly from You or from your employer or contractor/subcontractor.

h. The scope of processed personal data may include: name, e-mail, telephone number, fax number, place of work, economic activity, profession details, participation in a civil law partnership, employment or cooperation with a contractor / subcontractor of ENERGA-OPERATOR SA.

i. Your personal data may be disclosed by ENERGA-OPERATOR SA to entities cooperating with it, delivering correspondence, archiving and legal services, equipment maintenance services, IT services including e-mail, auditors, legal advisers and tax advisers, banks, public entities and authorities.

j. ENERGA-OPERATOR SA may entrust personal data to supplier services and products by special processing agreement.

k. Your data will only be stored for the period necessary for the conclusion or performance of an agreement with Your employer or mandatory You represent and until any potential claims are time barred or until the expiry of any legal or contractual obligation to store the data.

l. Pursuant to the GDPR, you have:

• the right to access Your data and to receive a copy of it;
• the right to rectify (amend) Your data;
• the right to erase data, restrict data processing;
• the right to object to data processing;
• the right to data transfer;
• the right to lodge a complaint with a supervisory authority.