KSeF – nowy sposób wystawiania i odbierania faktur od 2026 roku

Objaśnienia:

1. kod QR 
2. numer KSeF
3. tabela z podsumowaniem faktury

Tak – faktura w systemie KSeF będzie wystawiana wyłącznie w formacie XML zgodnym ze schemą FA(3), jako tzw. faktura ustrukturyzowana.

Natomiast wizualizacja faktury będzie przekazywana uzgodnionym kanałem kontaktu (e-mailem lub pocztą).

Wizualizacja będzie się charakteryzować:

• kodem QR umożliwiającym weryfikację faktury w KSeF,
• numerem KSeF.

Tak, po wdrożeniu obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r.. Dodatkowo Klient otrzyma od Energa-Operator S.A. wizualizację faktury zawierającą kod QR który umożliwia jej weryfikację i pobranie z KSeF.

KSeF nie wysyła powiadomień. Twoje oprogramowanie (program księgowy, aplikacja) powinno regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury. Ministerstwo Finansów  udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz Aplikację Mobilną KSeF (do pobrania na smartfon) do której klient może się zalogować i sprawdzić wszystkie wystawione dla niego faktury.

System wymaga uwierzytelnienia oraz autoryzacji w celu dostępu do faktury. Podatnik może nadać uprawnienia w KSeF innym osobom np. pracownikom biura rachunkowego. Dostęp do faktury oraz możliwość nadawania uprawnień jest możliwa z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

• Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.) zwana dalej „ustawą KSeF”,
• Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852),
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw(Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) zwana dalej „ustawą KSeF2”.

• Faktury i korekty VAT
• Faktury zaliczkowe i końcowe

• faktury proforma;
• dowody wewnętrzne;
• noty i korekty not odsetkowych;
• noty i korekty not obciążeniowych;
• noty i korekty not uznaniowych.

• dane Sprzedawcy,
• dane Nabywcy,
• dane Odbiorcy,
• dane z faktury: liczba rozliczonych PPE, ilość kWh łącznie, termin płatności, nr konta bankowego, kod waluty, data wystawienia w systemie billingowym, miejsce wystawienia, numer faktury, data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, okres rozliczeniowy, suma wartości sprzedaży netto, kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, kwota należności ogółem, rodzaj faktury

• Numer licznika
• Ilość zużytej energii w podziale na PPE
• Zestawienie mocy maksymalnych
• Wskazanie energii czynnej
• Dane zbilansowane
• Mnożna
• Rodzaj odczytu
• Rodzaj opłaty

Powyższe dane będą zawarte w wizualizacji faktury, która będzie przekazywana Klientom dotychczasowym kanałem kontaktu.

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w KSeF. Przykładowy numer faktury z KSeF: 5830001190-20241010-FC13FBCB56B6-39 (kolejne części oznaczają NIP sprzedawcy – datę przesłania faktury do KSeF – część techniczną składającą się z 12 znaków (wartość generowana automatycznie) – sumę kontrolną (wartość wyliczaną automatycznie).

Kod QR to prezentacja graficzna linku do faktury. Ma postać dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego umieszczonego na wizualizacji faktury. Pozwala w prosty sposób sprawdzić czy dokument znajduje się w systemie Ministerstwa Finansów, a po wpisaniu dodatkowych danych, można pobrać fakturę z KSeF.

Klient otrzyma w KSeF fakturę zawierającą podstawowe dane rozliczeniowo-płatnicze. Szczegóły rozliczeń będę przesyłane wraz z wizualizacją faktur bezpośrednio przez Energa-Operator S.A.

Tak, od 2026 r., zgodnie z harmonogramem wdrożenia KSeF, faktury papierowe zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane z systemu KSeF.

Niemniej, papierowe faktury/e-faktury nadal mogą istnieć jako wizualizacja i klient będzie je otrzymywał dotychczasowym kanałem wysyłki od Energa-Operator S.A.

Tak, system będzie dostępny przez całą dobę, ale mogą występować przerwy techniczne lub awarie. W takich przypadkach Ministerstwo Finansów opublikuje stosowne komunikaty.